Критерии выбора программы автоматизации ресторанов и баров

Резюме: Для открытия и успешного управления рестораном, в дополнение к превосходному обслуживанию и умелому шеф-повару, вам нужна лучшая POS-программа, которая станет частью вашей команды и сумеет справиться со всеми вашими бизнес-потребностями. В выбору POS-программы нужно подходить очень тщательно. Я хотел бы дать вам несколько советов, которые помогут сделать правильный выбор.

Самый простой способ выбора программы автоматизации ресторана – это составить список нужд и потребностей, непосредственно связанных с вашим бизнесом. Критерии выбора программы для автоматизации ресторанов и баров:

• Наличие демо-версии, в которой вы сможете имитировать свой бизнес и выяснить, подходит ли вам программа, сложно или легко с ней работать;
• Простота обучения сотрудников и владельца работе в программе;
• Простота установки станций и вовлечённость в это работников;
• Работа на нескольких терминалах. Синхронизация информации на всех терминалах в заведении;
• Возможность указания различных цен на одни и те же товары:
  — Для разных заведений (у вас более одного ресторана);
  — Клиенты (VIP, сотрудники);
  — Определение временных интервалов (продвижение, «счастливые часы»);
• Простота изменения данных (цены, запасы, название товара, добавить новый товар);
• Установка цен для конкретного события и их автоматическое активирование на определенную дату (например: периодически, каждую субботу с 9-10 вечера, меню со скидками);
• Гибкость с точки зрения бухгалтерского учета – насколько просто получить или передать данные;
• Скидки для постоянных клиентов и учёт дисконтных карт;
• Отчеты в реальном времени, возможность получить их с нескольких терминалов;
• Проверка остатков на складе на определенную дату;
• Отслеживание закупки и реализации продуктов (точка входа и выхода продуктов в системе);
• Какую поддержку обеспечивают разработчики/дистрибьюторы программы;
• В случае изменения законодательства, требуется ли доплата за доработки в программе;
• Если выходит новая версия программы, вам нужно платить за обновление (и сколько) или вы получите его бесплатно;
• Возможность работы на разных операционных системах;
• В договоре чётко определено, какое техническое обслуживание и поддержка бесплатные, а за что берётся дополнительная оплата;

Если помощи по телефону недостаточно, сколько будет стоить визит специалиста и какие условия (например, если поддержка осуществляется на месте и проблема вызвана не программой, выставляется ли счёт клиенту).

Этот список основных требований может помочь вам в определении собственных критериев для выбора лучшей POS-программы для вашего бизнеса. Цена не должна быть определяющим фактором, так как дешево — не обязательно означает плохо, а дорого совсем не обозначает — хорошо.

Функционал POS-программы

Пользователи, которые больше всех работают с POS-программой – это официанты, поэтому именно они чаще всех жалуются на её функциональность. Выбирая подходящую POS-программу также обращайте внимание на функционал, который облегчит и ускорит работу официанта.

Программа должна быть оптимизирована для работы на сенсорном экране, так как каждый человек в мире лучше всего работает руками. Даже такое устройство как мышь неприемлемо, поскольку даже оно требует минимального опыта, а ключом к успешной программе является простота и доступность для всех. Не существует такого протеза, который сможет заменить руку, насколько бы он не был совершенным.

Каждый официант должен иметь возможность быстро и легко войти в систему. Ранее в программы нужно было вводить код, сегодня большинство пользователей могут зарегистрироваться с помощью магнитных карт. Программа должна четко отделять действия каждого зарегистрированного официанта. А также распределять заказы по основным категориям (напитки, еда, …) для более простой инвентаризации.

Выбор товара должен быть простым и ярко выраженным, время кодов прошло. Если вы когда-либо работали с кодами то знаете, что каждый новый пользователь должен запоминать коды или искать их на распечатанном листе рядом с терминалом, и это занимает много времени. Значит программа не в полной мере выполняет свою задачу.

Важно отметить, что выбор и расположение товара должны иметь определённый порядок. Прежде всего товары должны быть объедены в категории и подкатегории, например категория «Напитки», в которой присутствуют подкатегории «Горячие напитки», «Безалкогольные» и «Алкоголь», аналогичный пример можно привести с категорией «Еда», куда будут входить подкатегории «Закуски», «Мясные блюда» и так далее. Из опыта я могу сказать вам, что очень хорошо иметь подкатегорию «Популярные пункты», которая наполняется в зависимости от количества продаж товаров в категории и составляет 70% от оборота. Это обеспечивает более быстрый и легкий способ навигации.

Важно чтобы программа давала возможность работать с разными ценами на одни и те же товары. Бывают обстоятельства, когда один и тот же товар может продаваться дороже или дешевле, например, еда и напитки для вашего персонала могут стоить дешевле, чем для посетителей вашего ресторана.

Ваша POS-программа должна напрямую доносить информацию от официанта на кухню и в бар. Если бармены в вашем ресторане громко кричат, чтоб передать заказ повару и наоборот, можно сказать, что у вас нет хорошей POS-программы. Работа в ресторане должна быть тихой, так как вокруг отдыхают и наслаждаются своей едой ваши посетители. Повар должен получать заказ от официанта на кухонный принтер или монитор. Информация должна быть полной со всеми деталями касающимися заказа, как жарить, что добавлять. Времена, когда официант кричал в сторону кухни «Одна большая пицца с луком!», давно прошли.

Выставить счет за столик в разбивке по людям. Ваша POS-программа должна позволить работать со столами, которые должны отображаться на экране, в соответствии с их реальной расстановкой в зале ресторана. Если стол занят, он должен отображаться другим цветом, чтобы дать четкую информацию, что у этого стола заказ уже принят. Также очень важно, чтобы программа позволяла регистрировать отдельный заказ, а не заказ на весь стол, что позволит выставить счет на одного клиента, а не за весь стол.

Разделение больших ресторанов на сектора. Возьмём для примера ресторан на сто столов, часть столов расположены во внутренней части ресторана, а часть – на террасе. Такое расположение будет очень сложно отобразить на одном экране и при этом учитывать их реальную расстановку. Поэтому очень важно, чтобы программа имела возможность работать с разными секторами в заведени. Например, у вас есть сектор 1 (внутри) и сектор 2 (терраса), с индивидуальным расположением столов.

Разные способы оплаты. Каждый ресторан имеет основные способы оплаты, которые по-умолчанию используются при выставлении счёта (наличными или кредитной картой). По требованию вы должны иметь возможность предоставить альтернативный способ оплаты.

Если ваша POS-программа может обеспечить все пункты описанные выше, то ваши официанты и повара не имеют права на неё жаловаться.

Читайте также: R-Keeper vs Pos Sector- сравнение программ для ресторана

Рекомендованные статьи

Как очистить помещение ресторана, гостиницы, магазина от вирусов в период карантина

16.03.2021

10 способов сформировать настоящую дрим-тим в ресторане

17.10.2019

Как правильно выбрать мебель для ресторана?

05.09.2019