Инструкция по работе с РРО

Кассовая дисциплина – это правила оформления кассовых операций. Говоря простым языком, правила приема, хранения и выдачи наличных денег. Для понимания термина «Кассовая дисциплина» следует четко понимать различия в определениях «Кассовый аппарат, он же РРО, он же фискальный регистратор» и «Касса».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, РРО) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации.

С РРО должен работать обученный кассир, за не соблюдения работы с кассовым аппаратом могут быть приписаны штрафы.

Следуя инструкции по работе с РРО, вы можете избежать штрафов, а также прочих ошибок и неприятностей.

  • До начала работы (смены) кассир обязан провести ежедневное техническое обслуживание РРО, для этого:
    • – проверяем отсутствие повреждений средств контроля (пломб) на корпусе РРО и модема. Пломбы бережём, как зеницу ока. В инструкции об опломбировании запрещается их чем-то защищать (заклеивать), но штрафа за это не предусмотрено. Поэтому рекомендую защитить пломбы, приложив на пломбы прозрачную пленку, а сверху наклеить скотч (непосредственно на пломбу скотч не клеим!)Ну, а если пломбы все же не уберегли, то прямая дорога в ЦСО;
    • – проводим внешний осмотр на предмет целостности корпуса РРО/модема/блоков/питания/интерфейсных кабелей, удаляем пыль, грязь и другие посторонние предметы, мешающие работе принтера и клавиатуры. Отставляем подальше всё, что связано с жидкостями – вазы, горшки, чашки, бутылки и т. п., т. к. воду РРО мягко говоря не любит. Особое внимание уделяем борьбе с всевозможными насекомыми, т. к. после следов их жизнедеятельности РРО практически неремонтопригоден.
    • – проверяем надёжность подключения РРО/модема к блоку питания и сети 220 В, а также надёжность подключения интерфейсных проводов.
  • Включаем РРО (и всё остальное, что необходимо для работы: модем, компьютер, сканер, банковский терминал и т. п.).
  • Проверяем наличие чековой ленты. При необходимости устанавливаем новый рулон.
  • Регистрируем кассира (требуется не на всех моделях РРО).
  • Выполняем X-отчёт, по которому проверяем:
    • – правильность установки ленты. Часто устанавливают рулон ленты «вверх ногами» и спешат звонить в ЦСО с вызовом о неисправности принтера. Термолента имеет только один слой для печати, соответственно существует только одно правильное положение рулона в принтере;
    • – выполнение Z-отчёта за предыдущую смену. Если в X-отчёте видим суммы – есть повод для беспокойства – предыдущая смена забыла выполнить обнуляющий отчёт, что чревато штрафом в 340 грн. Срочно выполняем Z-отчёт, пока не истекли 24 часа с момента проведения первой расчётной операции предыдущей смены и РРО не заблокировался;
    • – дату и время (корректируем время при необходимости).
    • Пересчитываем деньги в денежном ящике (сейфе) и сверяем с остатком в предыдущем Z-отчёте.
  • В начале смены, прежде чем пробивать чек (перед первой расчётной операцией, первым покупателем/клиентом) в обязательном порядке вносим разменную монету или остаток со вчерашнего дня операций «служебное внесение».
    • Обратите внимание:
      • – работать без разменной монеты запрещено;
      • – сумма разменной монеты не регламентируется, но если рассуждать логически Вы должны дать сдачу, например, хотя бы с 200 грн;
      • – если разменной монеты недостаточно, попросите у покупателя купюры меньшего номинала или попросите разменять купюру на более мелкие в соседнем отделе или сделайте это сами;
      • – не имея чем дать сдачи, Вы можете лишиться первого покупателя, а возможно и второго и …
  • Когда покупатель уже определился с товаром и принял решение о покупке начинаем пробивать чек:
    • – пробиваем код товара (не цену, не название, а код товара, который должен быть присвоен каждому товару/услуге, может быть указан на ценнике или в прейскуранте и должен быть запрограммирован в РРО);
    • – при продаже нескольких единиц одного и того же товара или при продаже весового товара не забываем вначале вводить количество (вес) и умножать его на код товара;
    • – когда все покупки пробиты нажимаем кнопку ПС (промежуточная сумма) и убеждаемся, что в сумме чека нет ошибки. Если таки есть, аннулируем чек и пробиваем коды заново. Можно конечно и аннулировать ошибочную позицию в чеке, но не нужно, т. к. покупателю будет сложно разобраться, что же ему все таки пробили в чеке. Кстати, кнопку ПС можно нажимать не только в конце чека, но и после каждого пробития товара, если, например, покупатель ограничен в средствах и просит Вас пробить товаров не более чем на указанную сумму;
    • – сообщаем покупателю сумму к оплате;
    • – уточняем форму оплаты (наличная или безналичная);
    • – принимаем деньги или банковскую карту. Если покупатель решил оплатить банковской карточкой, то вначале выполняем операции с банковским терминалом и только затем переходим к следующему пункту;
    • – вводим сумму, полученную от покупателя для автоматического расчёта сдачи (операция необязательная, но может избавить Вас от вычисления сдачи в уме или на калькуляторе);
    • – нажимаем кнопку Оплата для закрытия чека за наличный расчет;
    • – нажимаем кнопку Чек/Кредит/Картка для закрытия чека за безналичный расчет;
    • – выдаём товар, фискальный чек (при безналичной оплате дополнительно выдаем слип-чек банковского терминала) и сдачу покупателю.
  • В перерыве:
    • – можем выполнить дневной X-отчёт, пересчитать деньги в денежном сейфе, сравнить с суммой в отчёте, порадоваться, что все сошлось 🙂 или наоборот :(.
    • – можем запрограммировать новый товар, поменять цену на старые товары, переписать прейскурант или ценники и т. д. и т. п.
  • В конце смены (но не позднее 24 часов с момента пробития первого чека), нужно выполнить ряд очень ответственных операций:
    • – выполняем X-отчёт, пересчитываем деньги в денежном сейфе, сравниваем с суммой в отчёте. Если в течение дня все делали правильно, то все должно сойтись, если нет – не спешите винить РРО – 99,99 %, что проблема не в нём. Обратите внимание, что безналичные оплаты в отчете отражены отдельной строкой и не попадают в «готівку в сейфі»;
    • – операцией «служебная выдача» выводим всю или часть выручки, не забывая оставить разменную монету для следующей смены.
  • Имейте в виду, директор, бухгалтер, хозяин и т. д. может попросить Вас выполнить «служебную выдачу» и в течение дня – это нормально;
    • – передаём выручку в бухгалтерию, в банк, инкассаторам, в руки хозяину, себе в карман (если Вы и есть хозяин);
    • – в случае, если на предприятии установлен лимит кассы (нужно узнать у бухгалтера), «служебную выдачу» можем не выполнять, а оставлять деньги в сейфе РРО до достижения лимита;
    • – проверяем наличие достаточного остатка кассовой ленты и выполняем обнуляющий Z-отчёт. Убеждаемся, что в отчёте есть фраза наподобие “Регістри обнулено”, «Звіт дійсний» и т. п., присвоен номер и указаны правильные дата и время. Перед выполнением Z-отчёта на некоторых РРО необходимо выполнить печать контрольной ленты.
    • – контрольную ленту (при наличии) сворачиваем в трубочку или складываем несколько раз и храним в течении трех дней на месте расчётов и трёх лет где-нибудь на объекте торговле;
    • – Z-отчёт подклеиваем в Раздел № 1 КУРО и заполняем Раздел № 2 строго согласно отчета. Заранее в разделе № 2 ни в коем случае ничего не заполняем – ни даты, ни номера отчета, ни т. д. ни т. п., т. к. в случае чего исправления в КУРО не приветствуются (хотя и допускаются, но не более пяти на одной странице);
    • – закрываем смену на банковском платежном терминале, если хотим, чтобы безналичные платежи попали на Ваш банковский счет.
  • Ждем автоматической передачи отчета в налоговую инспекцию или отправляем его вручную, где это возможно.
  • При желании отключаем все то, что включили в п .2.
  • С чувством выполненного долга идем домой.