Регистрация РРО и введение его в эксплуатацию

РРО (регистратор расчётных операций) – устройство или программно-технический комплекс, в котором реализованы фискальные функции и который предназначен для регистрации расчётных операций при продаже товаров (предоставлении услуг), операций по купле-продаже иностранной валюты и / или регистрации количества проданных товаров (предоставленных услуг)

С 19 апреля 2019 г. изменилась процедура регистрации РРО: с появлением электронного Реестра ЦСО и Реестра экземпляров РРО процедура регистрации стала значительно проще.

Шаг 1. Выбор и приобретение РРО
Налоговая регистрирует не все кассовые аппараты, а только те, которые внесены в реестр РРО, он есть на сайте ГФС и регулярно обновляется. В реестре выделены сферы использования устройств. 
При покупке кассового аппарата или фискального регистратора, необходимо подписать Договор поставки и получить документ (расходную накладную и пр.), подтверждающую факт владения РРО.

Если в одном помещении есть несколько мест проведения расчётов, то в каждом должен быть отдельный РРО. Ещё кассовый аппарат устанавливают в местах, где покупатели получают предварительно оплаченные товары (услуги) с использованием платёжных карточек, платёжных чеков, жетонов и т. п.

Шаг 2. Заключение договора с ЦСО
Заключить договор на сервисное обслуживание с производителем или авторизированным производителем Центром сервисного обслуживания (законодательное требование). ЦСО уведомляет ГФС о заключении Договора в электронном виде.

Шаг 3. Подача заявления о регистрации РРО в ГФС

  • Больше не нужно собирать и предоставлять в налоговую инспекцию целый пакет документов: достаточно заполнить в электронном виде Заявление о регистрации РРО в Личном кабинете налогоплательщика(при наличии электронной цифровой подписи) или в бумажном виде по форме N 1-РРО (регистрационное заявление). 
    В данном заявлении следует указать, в каком формате в дальнейшем Вы хотите осуществлять документооборот: в электронном или бумажном (приоритет ГФС отдает электронному).
  • Если с документами всё в порядке, в течение двух дней со дня получения заявления налоговая сформирует и зарезервирует фискальный номер для вашего РРО и выдаст справку № 2-РРО. Справку сможете получить в бумажном или электронном виде.
    Копия регистрационного удостоверения придёт на ваш электронный адрес, если сделали об этом пометку в заявлении.
    ГФС вышлет справку в электронном виде и в ваш ЦСО, срок её действия — три рабочих дня.

Во время фискализации в фискальную память РРО заносятся фискальный номер РРО и дата внесения фискального номера в фискальную память РРО.
Фискализация проводится один раз за весь период эксплуатации РРО субъектом хозяйствования. При этом РРО должен обеспечить невозможность дальнейшего выхода из фискального режима работы.
Фискальный номер РРО указывается во всех расчётных документах, чеках всех отчётов, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

  • Уже после присвоения фискального номера кассовому аппарату вам опять нужно обратиться в ЦСО с регистрационным удостоверением для проведения персонализации устройства в системе учёта данных ГФС.
  • В течение трёх дней со дня получения информации ЦСО вводит РРО в эксплуатацию: его переводят в фискальный режим работы; вносят фискальный номер РРО в фискальную память; пломбируют в ЦСО.
  • После этого ЦСО сама отправит в ГФС справку об опломбировании РРО и акт ввода устройства в эксплуатацию.
  • Если это кассовый аппарат, то есть возможность импортирования перечня товаров в устройство с файла Excel.
  • После получения документов в налоговой проведут регистрацию РРО, внесут данные в информационную систему ГФС и вам предоставят свидетельство о регистрации РРО по форме № 3-РРО. Его также можно получить на электронную почту, если поставите соответствующую отметку в заявлении на регистрацию.
  • Данные о фискальном номере кассового аппарата или фискального регистратора, ФИО предпринимателя и дата регистрации РРО публикуются на сайте ГФС.
  • Регистрация КУРО. Её нужно использовать в тех случаях, когда на точке нет света или РРО сломался.
  • Если решили не регистрировать КУРО, поставьте отметку в заявлении о регистрации РРО. В самом регистрационном удостоверении на кассовый аппарат напишут: «Книга ОРО на этот РРО не регистрировалась».
  • Но тогда, если кассовый аппарат поломается, вы не имеете права проводить расчёты, пока его не починят или не установят резервное устройство. На такие случаи регистрируют резервный РРО.

Шаг 4. Ведение РРО в эксплуатацию
После получения свидетельства о регистрации сотрудник ЦСО устанавливает аппарат и подключает его к сети интернет. Для обеспечения передачи отчётных данных с РРО на сервер эквайера Вам необходимо:
1) Организовать доступ к сети интернет по порту Ethernet;
2) Приобрести РРО с GPRS-модемом и купить стартовый пакет любой мобильной связи с предоплаченным интернетом).

Отмена регистрации РРО

Регистрация РРО действует до даты отмены регистрации РРО, которая происходит в случаях, если:

  • субъектом хозяйствования подано заявление об отмене регистрации РРО по форме № 4-РРО;
  • исчерпан срок службы РРО, определённый в паспорте (формуляре) РРО;
  • закончились определённые законодательством сроки эксплуатации РРО;
  • РРО применяется не по сфере применения, определённой Государственным реестром РРО;
  • выявлено несоответствие модификации, конструкции и/или версии внутреннего программного обеспечения РРО, включённых в Государственный реестр РРО;
  • учредительные документы субъекта хозяйствования согласно судебному решению признаны недействительными;
  • имеется судебное решение о ликвидации субъекта хозяйствования – банкрота;
  • имеется судебное решение относительно прекращения субъекта хозяйствования, не связанного с банкротством;
  • субъект хозяйствования – физическое лицо – предприниматель умерло, а также в случае объявления такого лица умершим, признания недееспособным или безвестно отсутствующим, ограничения его гражданской дееспособности;
  • в органах доходов и сборов имеются сведения из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц – предпринимателей относительно государственной регистрации прекращения субъекта хозяйствования;
  • похищен РРО;
  • изменён владелец РРО.

Заявление об отмене регистрации РРО субъект хозяйствования подаёт в орган доходов и сборов по месту регистрации РРО.
Перед отменой регистрации РРО нужно распломбировать в ЦСО, с которым у субъекта заключён договор о техническом обслуживании и ремонте РРО.
Вместе с заявлением об отмене регистрации субъект хозяйствования предоставляет справку ЦСО о распломбирования РРО и возвращает органу доходов и сборов регистрационное удостоверение.

Штрафы по РРО

  • Предприниматель должен использовать РРО, но игнорирует это требование. За первый приём оплат без РРО вас оштрафуют на 1 грн, а за каждый следующий — уже на 100% стоимости проданных без РРО товаров (услуг).
  • Штраф, если РРО и РК используете, но проводите через них не все операции или не на всю сумму покупки.
    Размер этого штрафа измениться с 1 августа 2020 года:
     10% стоимости товара за первое нарушение;
     50% стоимости товара за повторное.
    а с 1 января 2021 года:
    – за первое нарушение штраф 100% стоимости проданных с нарушениями товаров (работ, услуг);
    – за каждое последующее — 150% указанной стоимости.
  • Не ведёте РК, хотя должны, или нарушаете правила её использования — штраф 340 грн.
  • Не запрограммировали в РРО наименования и цены товаров и услуг, а также их количество. Штраф — 85 грн.
  • Не подаёте отчётность — штраф 340 грн за каждый неподанный отчёт.
  • На РРО отсутствует или повреждена пломба, а в саму конструкцию или программное обеспечение устройства внесены изменения, не предусмотренные производителем, — штраф 1700 грн.
  • Не выдали чек покупателю. Размер штрафа — сумма оплаченной покупателем покупки.
  • Продажа неоприходованных товаров. За реализацию товаров, не учтённых по месту реализации и хранения в установленном порядке, применяется штраф в размере двойной их стоимости, по ценам реализации, но не менее 170 грн.