Заповнення КОРО та РК

КОРО (Книга обліку розрахункових операцій) – містить щоденні звіти про рух грошових коштів, що становить касир на підставі фіскальних розрахункових чеків при використанні РРО та розрахункових квитанцій, якщо РРО не використовується.

У день надходження все готівкові кошти повинні бути оприбутковані в касовій книзі, Книзі обліку доходів і витрат, КОРО. Через не оприбуткування (несвоєчасне або неповне оприбуткування) готівки суб’єкту господарювання загрожує штраф у п’ятикратному розмірі не оприбуткованої суми.

Юридична особа (або ФОП) повинен забезпечити: використання КОРО в тій господарській одиниці, зазначеної на титульному аркуші книги, або з тим РРО, з яким така книга зареєстрована.

Крім того, там же має зберігатися остання належним чином закінчена КОРО (ця вимога не стосується транспортних засобів, об’єктів виїзної торгівлі та пересувної торговельної мережі).
Пам’ятайте: перш ніж зробити перший запис у КОРО, слід вказати на її титульній сторінці дату початку використання.
Всі записи в книзі виконують кульковою ручкою з пастою темного кольору.

КОРО на РРО передбачає:

  • підклеювання фіскальних звітних чеків (розділ 1 КОРО);
  • внесення щоденних записів про рух готівки та суму розрахунків (окремо за сумами, отриманими від покупців і виданих покупцям при поверненні, – розділ 2 КОРО);
  • здійснення записів з обліку розрахункових квитанцій – в разі виходу з ладу РРО або відключення електроенергії (розділ 3 КОРО);
  • облік ремонтів, техобслуговування, а також перевірок конструкції та програмного забезпечення РРО (розділ 4 КОРО).

Якщо при проведенні розрахунків немає будь-яких позаштатних ситуацій, заповнювати КОРО неважко. В такому випадку записи вносяться лише до розділу 2 «Облік руху готівки та сум розрахунків». Цей розділ заповнюють тільки на підставі Z-звітів.
Але потрібно пам”ятати наступні правила:

  • Записи в КОРО вносять щодня. Але якщо на якомусь із ваших РРО в один з днів не було проведено жодної розрахункової операції, то роздруковувати «нульовий» Z-звіт не потрібно. Тобто в такому разі не буде і записів в КОРО.
  • Дані по сумах, отриманих від покупців (виручка), і суми, видані покупцям (при поверненні товару), повинні бути записані окремо. Таким чином, в графу 5 потрапляє вся сума виручки за день, а не та сума, яка фактично знаходиться в ящику РРО на кінець дня. Тобто виручка не повинна зменшуватися на суму коштів, виданих покупцям за повернений товар.
  • Суб’єкт господарювання має право вводити в КОРО додаткові графи (в межах граф 5 – 10) для фіксації сум розрахунків, суми ПДВ та акцизного податку, а також виданих при поверненні товару коштів, отриманих або виданих з використанням платіжних карток (чеків, жетонів).
    Щоб внести окремі дані за безготівковими розрахунками в КОРО, вам необхідно в кожну з граф «Сума розрахунків загальна», «Сума податку на додану вартість», «Сума акцизного податку (або іншого податку)» і «Видано при поверненні товару» ввести додаткові колонки «готівку» і «безготівковий розрахунок» (або «загальна» і «в тому числі за платіжними картками»).
  • Якщо протягом одного дня роздруковувати кілька Z-звітів, то записи по кожному з них вносять в КОРО окремим рядком.
  • В розділі 2 КОРО можно виводити загальні записи за день або місяць.
  • У разі, якщо Z-звіт містить дані про операції «службове внесення» та «службова видача», графи 3 і 4 КОРО можна не заповнювати. Відзначимо, що на практиці касири вважають за краще заповнювати ці графи в будь-якій ситуації.

ГРАФА 3: записують кошти, проведені через РРО з використанням операції «службове внесення» (суми, які зберігалися на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції після виконання останнього Z-звіту (на підставі даних, наведених в такому Z-звіті; розмінну монету, яку видають з каси підприємства).

ГРАФА 4: заносяться дані, проведені через РРО з використанням операції «службова видача». Так проводять суму виручки, вилученої із скриньки РРО для інкасації. Крім того, якщо алгоритм роботи РРО не забезпечує окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум розрахунків, то за допомогою операції «службова видача» можуть бути проведені: суми грошових коштів, виданих покупцям (клієнтам) при поверненні товару, відмову від послуги, прийомі цінностей під заставу і т.д .; скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку.

Приклади заповнення розділу 2 КОРО з додатковими графами

ПРИКЛАД № 1
Загальна сума виручки магазину 16 березня 2017 – 10800,00 грн. (В тому числі ПДВ – 1800,00 грн.). З них: розрахунки готівкою – 5040,00 грн. (В тому числі ПДВ – 840,00 грн.); розрахунки через POS-термінал із застосуванням банківських платіжних карток – 5760,00 грн. (В тому числі ПДВ – 960,00 грн.). Крім того, при поверненні товару було видано готівкою 600,00 грн. (В тому числі ПДВ – 100,00 грн.). Сума розмінної монети, видана з каси на початку робочого дня, становить 100,00 грн.
В кінці дня вся готівка в сумі 4540,00 грн. (100,00 грн. + 5040,00 грн. – 600,00 грн.) Вилучено з ящика РРО операцією «службова видача» і здана в касу підприємства.

В розділ 2 КОРО введені додаткові графи для відображення в них сум безготівкових розрахунків із застосуванням платіжних карток.

ПРИКЛАД № 2
Загальна сума готівкової виручки аптеки № 2 по 20 березня 2017 – 11950,00 грн. З неї обкладається ПДВ за ставкою 20% – 6600,00 грн. (В тому числі ПДВ – 1100,00 грн.), За ставкою 7% – 5350,00 грн. (В тому числі ПДВ – 350,00 грн.).
Сума коштів, яка залишається в ящику РРО в кінці робочого дня (включаючи розмінну монету), становить 150,00 грн. На початку кожного дня цю суму проводять операції «службове внесення».
Готівка, перевищує зазначену суму, в кінці дня здається в вечірню касу банку. Її вилучення проводять за допомогою операції «службова видача».

В розділі 2 КОРО введено додаткові графи для відображення в них сумм ПДВ по різним ставкам.

В КОРО на господарську одиницю вносять:

  • заносять записи про реквізити розрахункових квитанцій до початку використання РК і безпосередньо після закінчення її використання в межах робочого дня чи зміни. Ці дані відображають у графах 3 і 4 КОРО;
  • щодня вносять записи про рух готівки (графи 5 і 6 КОРО) і суми розрахунків (графи 7 – 9 КОРО). При цьому дані про суми, отримані від покупців (клієнтів), та суми, видані їм (графа 12 КОРО), призводять окремо.

Якщо в окремій господарській одиниці рганізовано кілька місць проведення розрахунків, де відповідно до законодавства дозволяється не застосовувати РРО, то на всіх місцях проведення розрахунків може використовуватися одна КОРО.

При заповненні КОРО на господарську одиниці потрібно враховувати кілька правил:

  • якщо суб’єкт підприємництва має кілька місць здійснення розрахунків і при цьому використовується одна КОРО, то в ній дані про реквізити розрахункових квитанцій та рух готівки записують окремо за кожним місцем розрахунків;
  • якщо на одному місці проведення розрахунків протягом дня використовувалося кілька РК за квитанціями, то в КОРО заносять дані по кожній такій РК окремо;
  • в разі, коли у суб’єкта підприємництва є кілька місць проведення розрахунків і для кожного зареєстровано КОРОна кожному місці проведення розрахунків повинна використовуватися своя РК по КОРО.

Приклад заповнення КОРО на господарську одиницю

У суб’єкта господарювання одне місце проведення розрахунків, на яке зареєстровано КОРО. Він реалізує товари які обкладаються ПДВ, так і звільнені від оподаткування.
Загальна сума готівкової виручки 18.03.2017 р – 34000,00 грн. При цьому сума оподатковуваних ПДВ операцій – 18000,00 грн. (В тому числі ПДВ – 3000,00 грн.). Сума внесеного на місце розрахунків розмінної монети – 150,00 грн. Видано коштів при поверненні товару – 350,00 грн.

Порядок відображення операцій в КОРО на господарську одиницю:

  • в графі 1 вказують дату проведення розрахункових операцій;
  • в графі 2 – номер РК, складається з фіскального номера першої КОРО, проставленного через дріб порядкового номера РК і букви «к» (для спрощених квитанцій – букв «кс»);
  • в графах 3 и 4 записують реквізити розрахункових квитанцій до початку використання РК і безпосередньо після закінчення її використання в межах робочого дня (зміни);
  • в графі 5 наводять дані про суму розмінної монети, яку щодня вносять на місці проведення розрахунків до початку роботи з обслуговування споживачів (в корінці розрахункової квитанції робиться запис «Службове внесення»);
  • в графе 6 відображається сума готівки, вилучена протягом дня з місця проведення розрахунків. Вилучаючи виручку з місця розрахунків, оформите розрахункову квитанцію із записом в корінці «Службова видача»;
  • графа 7 містить відомості про загальну суму розрахунків;
  • в графі 8 відображається сума виручки від продажу товарів, обкладається ПДВ (на підставі аналітичного обліку формування виручки)
  • в графі 9 відображається сума виручки від продажу товарів, обкладається акцизним податком (на підставі аналітичного обліку формування виручки)
  • в графі 10 проставляється сума ПДВ;
  • в графі 11 проставляється сума акцизного податку;
  • в графі 12 записуються суми видачі готівкових коштів покупцям при поверненні товара (рекомпенсациї послуги).

В КОРО на господарську одиницюне передбачена можливість запровадження додаткових граф.

Виправлення помилок в КОРО

Дозволяється виправлення помилок, які були допущені при заповненні книги. Але потрібно враховувати наступні правила:

  • записи в КОРО виправляють тільки ті особи, які здійснювали ці записи, або особи, які виконують їх обов’язки;
  • виправлення засвідчується підписом відповідальної особи підприємства або фізичної особи – підприємця;
  • зіпсовані листи КОРО і ті листи, на яких зроблено більше 5 виправлень, перекреслюють по діагоналі з обох сторін, роблять на них напис «Анульовано» і ставлять дату анулювання. Ці дії посвідчуються підписом відповідальної особи підприємства. Всі дані з анульованого аркуша переносять на новий лист КОРО, номер якого проставляється на анульованому аркуші.

Зберігання КОРО

Після закінчення КОРО на титульній сторінці вказують дату її закінчення. У разі відсутності у суб’єкта господарювання бухгалтерії до останньої сторінки КОРО підклеюють акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку.

Суб’єкти господарювання зобов’язані забезпечити зберігання використаних КОРО протягом 3 років після їх закінчення.
Відлік цих 3 років здійснюють з дати закінчення використання, зазначеної на титульному аркуші.
Зверніть увагу: остання належним чином закінчена КОРО має зберігатися в підрозділі. Ця вимога не поширюється на транспортні засоби, об’єкти виїзної торгівлі та пересувної торговельної мережі.

Ведення РК і заповнення розрахункових квитанцій

РК (розрахункова книга) – це належним чином зброшурована та прошнурована книжка, зареєстрована в органах ДФСУ, яка містить послідовно пронумеровані розрахункові квитанції.

Для початку на реєстраційній сторінці РК потрібно вказати дату початку використання. Потім у всіх квитанціях за формою № РК-1 або № РК-2 заповните усі обов’язкові реквізити.
РК заповнюють друкарським способом або вручну (кульковою ручкою з пастою темного кольору).
Розрахункові квитанції (за формою № РК-1 або № РК-2) складаються з корінця та відривної частини. У кожній з цих частин розрахункової квитанції повинна вказуватись повна сума розрахунку.

УВАГА: При проведенні розрахункової операції спочатку заповнюють корінець, потім відривну частину розрахункової квитанції (за винятком квитанцій, де вартість товару (послуги) зазначена заздалегідь шляхом проштамповки або друкарським способом). Відривну частину відокремлюють від корінця по лінії відриву та видають покупцеві або особі, яка отримує кошти (у разі здійснення операції видачі), не пізніше завершення розрахункової операції.

При заповленні розрахункових квитанцій враховуйте, що:

  • платники ПДВ, акцизного податку та інших податків (зборів) в корінці розрахункової квитанції за формою № РК-1 повинні вказати суму, що оподатковується ПДВ, акцизним податком або іншим податком (збором). У спрощеній квитанції за формою № РК-2 цю інформацію не відображають.
  • на вимогу покупця у відривній частині розрахункової квитанції додатково вказують всі або частину передбачених установленою формою реквізитів: найменування товару (послуги); вартість одиниці виміру; ставку ПДВ, акцизного податку або іншого податку (збору) – для платників такого податку; вартість товарів (послуг) за кожним найменуванням; дату; підпис особи, яка здійснила розрахунок.
    У разі виписки спрощеної розрахункової квитанції такі дані можна вказати на зворотному боці її відривній частині.
    При продажу алкоголю і тютюнових виробів найменування товарів і їх вартість, ставку і суму акцизного податку або іншого податку (збору) обов’язково вказують і у відривній частині квитанції, і в її коріння.
  • якщо на товари (послуги) встановлені надбавки або знижки, то за бажанням суб’єкта господарювання в обох частинах розрахункової квитанції поряд із загальною сумою розрахунку в дужках вказується сума знижки або надбавки з відповідною відміткою («ск» або «нд»);
  • при видачі коштів у разі повернення товару (рекомпенсації послуги) в корінці та відривній частині розрахункової квитанції суму розрахунку вказують зі знаком «-» (мінус).

УВАГА: якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 грн., то матеріально відповідальна особа, яка здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів.

Якщо підприємство не використовує РРО, то замість номера, дати і часу, зазначених у чеку, в акті приводять номер розрахункової квитанції, яка підтверджує купівлю товару (послуги).

Розрахункові квитанції не допускається використовувати повторно, виправляти в них записи, їх корінці не можна вилучати з РК, а також порушувати кріплення РК.
Якщо квитанція зіпсована, в корінці та відривній частині треба зробити запис «Анульовано», який скріплює своїм підписом особа, яка здійснює розрахунки.

Готівкові кошти, які зберігаються на місці проведення розрахунків до початку робочого дня, вносяться підприємством протягом робочого дня, а також кошти, які знаходяться на місці проведення розрахунків на момент виходу з ладу РРО або відключення електроенергії, записують в корінець розрахункової квитанції з відміткою «Службове внесення ». В цьому випадку відривна частина квитанції залишається в РК.
Суму готівки, яку вилучають протягом робочого дня з місця проведення розрахунків, записують в корінець розрахункової квитанції з відміткою «Службова видача».

  • На кожному місці проведення розрахунків повинна використовуватися окрема РК з КОРО, на яку вона зареєстрована;
  • РК повинні використовуватися послідовно згідно з їх порядкових номерів і до повного використання розрахункових квитанцій;
  • Якщо в КОРО враховуються розрахункові операції за декількома місцями проведення розрахунків, то такої послідовності слід додержуватися щодо кожного місця проведення розрахунків.
  • Після використання всіх розрахункових квитанцій на реєстраційній сторінці РК відзначають дату її закінчення та загальну суму розрахунків за всіма розрахунковими квитанціями. Як і у випадку з КОРО, потрібно, щоб підприємство зберігало використані РК протягом 3 років з дати їх закінчення.

Звітність з КОРО і РК

Суб’єкт господарювання подає звітність, пов’язану із застосуванням РРО та РК, не пізніше 15-го числа місяця, наступного за звітним, в разі, якщо не передбачено надання інформації по дротових або бездротових каналах зв’язку.

Суб’єкти господарювання, які використовують РРО, до органів фіскальної служби по електронних каналах зв’язку подають інформацію і тому звільнені від надання щомісячного звіту.
А тим, кому дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО з використанням РК та КОРО, подання звіту не уникнути.

За всіма КОРО, зареєстрованих на господарську одиницю, які ведуться разом з РК, слід подати Звіт про використання книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) за формою № ЗВР-1.
Цю форму заповнюють у розрізі всіх КОРО на господарську одиницю, які використовувалися протягом звітного місяця.

Заповнення звіту форми № ЗВР-1

Якщо протягом звітного місяця через РК були зареєстровані помилково введені суми, то ці суми не включають в графи 3 – 8. За бажанням суб’єкта господарювання до Звіту можна додати пояснювальну записку щодо помилково введених сум.

У рядку «Разом» графи 3 – 8 слід відобразити підсумки показників за відповідними графами.
Крім форми № ЗВР-1, за розрахунковими квитанціями, потрібно представляти Довідки про використані розрахункових книжках.

Суб’єкти господарювання, які застосовують РРО, також зобов’язані подати до контролюючих органів таку довідку в разі використання розрахункових квитанцій при виході з ладу РРО або тимчасове відключення електроенергії.

Якщо в звітному місяці ви використовували кілька розрахункових квитанцій (в тому числі в зв’язку з відключенням електроенергії або поломкою РРО), але при цьому РК не закінчилася, обов’язку подавати довідку про використані розрахункових книжках не виникає.
За РК, яка закінчилася в звітному місяці, цю довідку подати потрібно.
Звіти підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (або фізособа-підприємець) і скріплюють печаткою (при її наявності).