Інструкція по роботі з РРО

Касова дисципліна – це правила оформлення касових операцій. Говорячи простою мовою, правила прийому, зберігання і видачі готівки. Для розуміння терміна «Касова дисципліна» слід чітко розуміти відмінності у визначеннях «Касовий апарат, він же РРО, він же фіскальний реєстратор» і «Каса».

Касовий апарат (ККМ, ККТ, РРО) – це пристрій, за допомогою якого проводиться прийом від клієнтів за товари або послуги готівкових коштів.

Каса підприємства (операційна каса) – це облік всіх дій в компанії, які стосуються готівки. Гроші, прийняті за допомогою ККМ, також здаються в загальну касу організації.

З РРО повинен працювати навченний касир, за недотримання роботи з касовим апаротом можуть бути приписані штрафи.

Слідуючи інструкції по роботі з РРО, ви можете уникнути штрафів, а також інших помилок і неприємностей.

  • До початку роботи (зміни) касир повинен провести щоденне технічне обслуговування РРО, для цього:
    • – провіряємо відсутність пошкоджень засобів контролю (пломб) на корпусі РРО и модема. Пломби бережемо, як зіницю ока. В інструкції про опломбування забороняється їх чимось захищати (заклеювати), але штрафу за це не передбачено. Тому рекомендую захистити пломби, приклавши на пломби прозору плівку, а зверху наклеїти скотч (безпосередньо на пломбу скотч не клеїмо!) Ну, а якщо пломби все ж не вберегли, то пряма дорога в ЦСО;
    • – проводим зовнішній огляд на предмет цілісності корпусу РРО / модему / блоків / живленя /телекомунікаційних кабелів видаляємо пил, бруд та інші сторонні предмети, що заважають роботі принтера і клавіатури. Відставляємо подалі все, що пов’язано з рідинами – вази, горщики, чашки, пляшки і т. п., воду РРО м’яко кажучи не любить. Особливу увагу приділяємо боротьбі з усілякими комахами, т. к. після слідів їх життєдіяльності РРО практично неремонтопрігоден.
    • – перевіряємо надійність підключення РРО/модема до блоку живлення і мережі 220 В, а також надійність підключення інтерфейсних дротів.
  • Включаємо РРО (і все інше, що необхідно для роботи: модем, комп’ютер, сканер, банківський термінал і т. п.).
  • Перевіряємо наявність чекової стрічки. При необхідності вставнолюємо новий рулон.
  • Реєструємо касира (потрібно не на всіх моделях РРО).
  • Виконуємо X-звіт, по якому перевіряємо:
    • – правильність установки стрічки. Часто встановлюють рулон стрічки «догори ногами» і поспішають дзвонити в ЦСО з викликом про несправності принтера. Термострічка має тільки один шар для друку, відповідно існує тільки одне правильне положення рулону в принтері;
    • – виконання Z-звіту за попередню зміну. Якщо в X-звіті бачимо суми – є привід для занепокоєння – попередня зміна забула виконати обнуляє звіт, що загрожує штрафом у 340 грн. Терміново виконуємо Z-звіт, поки не минули 24 години з моменту проведення першої розрахункової операції попередньої зміни та РРО не заблокувався;
    • – дату і час (коригуємо час при необхідності).
    • Перераховуємо гроші в грошовому ящику (сейфі) і звіряємо з залишком в попередньому Z-звіті.
  • На початку зміни, перш ніж пробивати чек (перед першою розрахунковою операцією, першим покупцем / клієнтом) в обов’язковому порядку вносимо розмінну монету або залишок з учорашнього дня операцій «службове внесення».
    • Зверніть увагу:
      • – працювати без розмінної монети заборонено;
      • – сума розмінної монети не регламентується, але якщо міркувати логічно Ви повинні дати здачу, наприклад, хоча б з 200 грн;
      • – якщо розмінної монети недостатньо, попросіть покупця купюру меншого номінала або попросіть розміняти купуру на більш дрібні в сусідньому відділі або зробіть це самі;
      • – не маючи чим дати решту, Ви можете втратити перешого покупця, а можливо і другого, і ….
  • Коли покупець вже визначився з товаром і прийняв рішення про покупку починаємо пробивати чек:
    • – пробиваємо код товара (не ціну, не назву, а код товара, який повинен бути присвоєний кожному товару/послузі, може бути вказаний на ціннику або прейскуранті і повинен бути запрограмований в РРО);
    • – при продажі декількох одиниць одного і того ж товару або при продажі вагового товару не забуваємо спочатку вводити кількість (вага) і множити його на код товару;
    • – коли всі покупки пробиті натискаємо кнопку ПС (проміжна сума) і переконуємося, що в сумі чека немає помилки. Якщо все-таки є, анулюємо чек і пробиваємо коди заново. Можна звичайно і анулювати помилкову позицію в чеку, але не потрібно, т. к. покупцю буде складно розібратися, що ж йому все-таки пробили в чеку. До речі, кнопку ПС можна натискати не тільки в кінці чека, але і після кожного пробиття товару, якщо, наприклад, покупець обмежений у коштах і просить Вас пробити товарів не більше ніж на зазначену суму;
    • – повідомляєм покупцю суму до сплати;
    • – уточнюємо форму оплати (готовікова чи безготівкова);
    • – приймаєм гроші чи банківську карту. Якщо покупець вирішив оплатити банківською карткою, то спочатку виконуємо операції з банківським терміналом і тільки потім переходимо до наступного пункту;
    • – вводимо суму, отриману від покупця для автоматичного розрахунку решти (операция необов’язкова, але може позбавити Вас від обчислення решти в голові чи на калькуляторі);
    • – натискаємо кнопку Оплата для закриття чека за готівковий розрахунок;
    • – натискаємо кнопку Чек/Кредит/Картка для закриття чека за безготівковий розрахунок;
    • – видаємо товар, фіскальний чек (при безготівковій оплаті додатково видаємо сліп-чек банківського терміналу) і решту покупцеві.
  • В перерві:
    • – можемо виконати денный X-звт, перерахувати гроші в грошовому сейфі, порівняти з сумою в звіті, порадіти, що все зійшлося 🙂 або навпаки :(.
    • – можемо запрограмувати новий товар, змінити ціни на старі товари, переписати прейскурант або цінники и т. п.
  • В кінці зміни (але не пізніше 24 годин з моменту пробиття першого чека), потрібно виконати ряд дуже відповідальних операцій:
    • – виконуємо X-звіт, перераховуємо гроші в грошовому сейфі, порівнюємо з сумою в звіті. Якщо протягом дня все робили правильно, то все має зійтися, якщо ні – не поспішайте звинувачувати РРО – 99,99%, що проблема не в ньому. Зверніть увагу, що безготівкові оплати в звіті відображені окремим рядком і не потрапляють в «готівку в сейфі»;
    • – операціяєю “службова видача” виводимо всю або частину виручки, не забуваючи залишити розмінну монету для наступної зміни.
  • Майте на увазі, директор, бухгалтер, господар и т. п. може попросити Вас виконати «службову видачу» і протягом дня – це нормально;
    • – передаєм виручку в бухгалтерію, в банк, інкассаторам, в руки господарю, собі в карман (якщо Ви і є господар);
    • – в випадку, якщо на підприємстві встановлено ліміт каси (потрібно дізнатися у бухгалтера), «службову видачу» можемо не виконувати, а залишати гроші в сейфі РРО до досягнення ліміту;
    • – перевіряємо наявність достатнього залишку касової стрічки і виконуємо обнуляємий Z-звіт. Переконуємося, що в звіті є фраза на зразок “Регістрі обнулити”, “Звіт Дійсний» і т. п., присвоєно номер і вказані правильні дата і час. Перед виконанням Z-звіту на деяких РРО необхідно виконати друк контрольної стрічки.
    • – контрольну стрічку (при наявності) звертаємо в трубочку або складаємо кілька разів і зберігаємо в перебігу трьох днів на місці розрахунків і трьох років десь на об’єкті торгівлі;
    • – Z-звіт підклеюється в Розділ № 1 КУРО і заповнюємо Розділ № 2 строго відповідно до звіту. Заздалегідь в розділі № 2 ні в якому разі нічого не заповнюємо – ні дати, ні номера звіту, ні т. п., т. к. В разі чого виправлення в КОРО не вітаються (хоча і допускаються, але не більше п’яти на одній сторінці);
    • – закриваємо зміну на банківському платіжному терміналі, якщо хочемо, щоб безготівкові платежі попали на Ваш банківський рахунок.
  • Чекаємо автоматичної передачі звіту в податкову інспекцію або відправляємо його вручну, де це можливо.
  • При бажанні відключаємо все те, що ввімкнули в п. 2.
  • З почуттям виконаного обов’язку йдемо додому.