Реєстрація РРО и введення його в експлуатацію

РРО (реєстратор розрахункових операцій) – пристрій або програмно-технічний комплекс, в якому реалізовані фіскальні функції і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з купівлі-продажу іноземної валюти та / або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг)

З 19 квітня 2019 р змінилася процедура реєстрації РРО: з появою електронного Реєстру ЦСО і Реєстру примірників РРО процедура реєстрації стала значно простіше.

Реєстрація РРО

Крок 1. Вибір і придбання РРО
Податкова реєструє не всі касові апарати, а тільки ті, які внесені до реєстру РРО, він є на сайті Державної фіскальної служби і регулярно оновлюється. У реєстрі виділені сфери використання пристроїв.
При покупці касового апарату або фіскального реєстратора, необхідно підписати Договір поставки і отримати документ (видаткову накладну та ін.), що підтверджує факт володіння РРО.

Якщо в одному приміщенні є кілька місць проведення розрахунків, то в кожному повинен бути окремий РРО. Ще касовий апарат встановлюють в місцях, де покупці отримують попередньо оплачені товари (послуги) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо.

Крок 2. Укладення договору з ЦСО
Укласти договір на сервісне обслуговування з виробником або авторизованим виробником Центром сервісного обслуговування (законодавча вимога). ЦСО повідомляє Державку фіскальну службу про укладення Договору в електронному вигляді.

Крок 3. Подача заяви про реєстрацію РРО в ДФС

  • Більше не потрібно збирати і надавати в податкову інспекцію цілий пакет документів: достатньо заповнити в електронному вигляді Заява про реєстрацію РРО в Особистому кабінеті платника податків (за наявності електронного цифрового підпису) або в паперовому вигляді за формою N 1-РРО (реєстраційна заява).
    У даній заяві слід вказати, в якому форматі надалі Ви хочете здійснювати документообіг: в електронному або паперовому (пріоритет ДФС віддає електронного).
  • Якщо з документами все в порядку, протягом двох днів з дня отримання заяви податкова сформує і зарезервує фіскальний номер для вашого РРО та видасть довідку № 2-РРО. Довідку зможете отримати в паперовому або електронному вигляді.
    Копія реєстраційного посвідчення прийде на вашу електронну адресу, якщо зробили про це позначку в заяві.
    ДФС вишле довідку в електронному вигляді і в ваш ЦСО, термін її дії – три робочих дні.

Під час фіскалізації до фіскальної пам’яті РРО заносяться фіскальний номер РРО та дата внесення фіскального номера до фіскальної пам’яті РРО.
Фіскалізація проводиться один раз за весь період експлуатації РРО суб’єктом господарювання. При цьому РРО повинен забезпечити неможливість подальшого виходу з фіскального режиму роботи.
Фіскальний номер РРО вказується у всіх розрахункових документах, чеках всіх звітів, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

  • Уже після присвоєння фіскального номера касовому апарату вам знову потрібно звернутися до ЦСО з реєстраційним посвідченням для проведення персоналізації пристрою в системі обліку даних ДФС.
  • Протягом трьох днів з дня отримання інформації ЦСО вводить РРО в експлуатацію: його переводять у фіскальний режим роботи; вносять фіскальний номер РРО до фіскальної пам’яті; пломбують в ЦСО.
  • Після цього ЦСО сама відправить в ДФС довідку про опломбування РРО та акт введення пристрою в експлуатацію.
  • Якщо це касовий апарат, то є можливість імпортування переліку товарів в пристрій з файлу Excel.
  • Після отримання документів в податковій проведуть реєстрацію РРО, внесуть дані в інформаційну систему ДФС і вам нададуть свідоцтво про реєстрацію РРО за формою № 3-РРО. Його також можна отримати на електронну пошту, якщо поставите відповідну позначку в заяві на реєстрацію.
  • Дані про фіскальний номер касового апарату або фіскального реєстратора, ПІБ підприємця і дата реєстрації РРО публікуються на сайті ДФС.
  • Реєстрація КОРО. Її потрібно використовувати в тих випадках, коли на точці немає світла або РРО зламався.
  • Якщо вирішили не реєструвати КОРО, поставте позначку в заяві про реєстрацію РРО. У самому реєстраційному посвідченні на касовий апарат напишуть: «Книга ОРО на цей РРО не реєструвалася».
  • Але тоді, якщо касовий апарат зламається, ви не маєте права проводити розрахунки, поки його не полагодять або не встановлять резервний пристрій. На такі випадки реєструють резервний РРО.

Шаг 4. Введення РРО в експлуатацію
Після отримання свідоцтва про реєстрацію співробітник ЦСО встановлює апарат і підключає його до мережі інтернет. Для забезпечення передачі звітних даних з РРО на сервер еквайра Вам необхідно:
1) Організувати доступ до мережі інтернет по порту Ethernet;
2) Придбати РРО з GPRS-модемом і купити стартовий пакет будь мобільного зв’язку з передоплаченим інтернетом).

Скасування реєстрації РРО

Реєстрація РРО діє до дати скасування реєстрації РРО, яка відбувається у випадках, якщо:

  • суб’єктом господарювання подано заяву про скасування реєстрації РРО за формою № 4-РРО;
  • вичерпаний термін служби РРО, визначений у паспорті (формулярі) РРО;
  • закінчилися визначені законодавством терміни експлуатації РРО;
  • РРО застосовується не за сферою застосування, визначеною Державним реєстром РРО;
  • виявлено невідповідність модифікації, конструкції і / або версії внутрішнього програмного забезпечення РРО, включених до Державного реєстру РРО;
  • установчі документи суб’єкта господарювання згідно з судовим рішенням визнані недійсними;
  • є судове рішення про ліквідацію суб’єкта господарювання – банкрута;
  • є судове рішення щодо припинення суб’єкта господарювання, не пов’язаного з банкрутством;
  • суб’єкт господарювання – фізична особа – підприємець померло, а також в разі оголошення такої особи померлою, визнання недієздатною або безвісно відсутньою, обмеження її цивільної дієздатності;
  • в органах доходів і зборів є відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців щодо державної реєстрації припинення суб’єкта господарювання;
  • викрадений РРО;
  • змінений власник РРО.

Заяву про скасування реєстрації РРО суб’єкт господарювання подає до органу доходів і зборів за місцем реєстрації РРО.
Перед скасуванням реєстрації РРО потрібно розпломбувати в ЦСО, з яким у суб’єкта укладений договір про технічне обслуговування і ремонт РРО.
Разом із заявою про скасування реєстрації суб’єкт господарювання надає довідку ЦСО про розпломбування РРО та повертає органу доходів і зборів реєстраційне посвідчення.

Штрафи по РРО

  • Підприємець повинен використовувати РРО, але ігнорує цю вимогу. За перший прийом оплат без РРО вас оштрафують на 1 грн, а за кожен наступний – вже на 100% вартості проданих без РРО товарів (послуг).
  • Штраф, якщо РРО та РК використовуєте, але проводите через них не всі операції або не на всю суму покупки.
    Розмір цього штрафу змінитися з 1 серпня 2020 року:
    – 10% вартості товару за перше порушення;
    – 50% вартості товару за повторне.
    а з 1 січня 2021 року:
    – за перше порушення штраф 100% вартості проданих з порушеннями товарів (робіт, послуг);
    – за кожне наступне – 150% вказаної вартості.
  • Не ведете РК, хоча повинні, або порушуєте правила її використання – штраф 340 грн.
  • Не запрограмували в РРО найменування та ціни товарів і послуг, а також їх кількість. Штраф – 85 грн.
  • Не подаєте звітність – штраф 340 грн за кожен неподаною звіт.
  • На РРО відсутня або пошкоджена пломба, а в саму конструкцію чи програмне забезпечення пристрою внесені зміни, не передбачені виробником, – штраф 1700 грн.
  • Не видали чек покупцю. Раомір штрафа — сума оплаченої покупцем покупки.
  • Продаж неврахованих товарів. За реалізацію товарів, що не враховані за місцем реалізації та зберігання в установленому порядку, застосовується штраф у розмірі подвійної їх вартості, за цінами реалізації, але не менше 170 грн.