В деталях про електронний чек

Електронний чек – є документом, який підтверджує факт придбання будь-якого товару за готівковий розрахунок або безготівковий розрахунок банківською карткою в рамках угоди купівлі-продажу.

Електронним розрахунковим документом буде вважатися:

  • документ, створений РРО, переведеним у фіскальний режим роботи, в момент проведення розрахункової операції, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити розрахункового документа за встановленою формою;
  • документ, створений програмним РРО в момент проведення розрахункової операції та зареєстрований фіскальним сервером контролюючого органу з присвоєнням йому фіскального номера фіскальним сервером контролюючого органу або присвоєнням йому фіскального номера з діапазону номерів, сформованих фіскальним сервером, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити розрахункового документа за встановленою формою.

Суб’єкти господарювання будуть видавати покупцеві розрахунковий документ, створений в паперовій та / або електронній формі. Останній може бути відтворений на дисплеї РРО або дисплеї пристрою, на якому встановлено програмний РРО QR-коду, який дозволяє особі здійснювати його зчитування і ідентифікацію з розрахунковим документом по структурі даних, які в ньому містяться, і / або надіслати електронний розрахунковий документ на наданий такою особою номер телефону або адресу електронної пошти.

Формування електронного чека

Для збору і аналізу даних програма, яка підтримує створення електронного чека, встановлюється на POS-термінал, планшет, телефон, з операційною системою Android або пристрої з операційною системою Windows. Клієнт приходить в магазин, здійснює покупки і замість паперового чека отримує посилання по смс або в месенджер на своєму мобільному телефоні.

Для того, щоб отримати дані на мобільний, покупець повинен назвати номер телефону касирові або ж бути членом програми лояльності мережі, де вже містяться необхідні контактні дані.

Коли покупець відкриє електронний чек, сервіс інтегрує дані про покупку в особистий профайл.
У профілі також розміщується інформація про всі покупки клієнта.
Перевірку електронного чека можна здійснити в . в електронному кабінеті платника податків – розділ «Реєстри» – «Пошук фіскального чека»

Програмне рішення

«Програмний реєстратор розрахункових операцій»– це програмний комплекс у вигляді технологічного та / або програмного рішення, який можна використовувати на будь-якому пристрої і він підтримує фіскальні функції, реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу (ФСКО). Так само цей комплекс призначений для реєстрації розрахункових операцій для суб’єктів господарювання, на яких поширюється дія Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та бути встановленим на будь-якому пристрої, що підтримує операційну систему Windows Vista SP2 і вище або Android 4.1 і вище.

Програмне рішення може використовуватися в період відсутності зв’язку з фіскальним сервером (автономний режим).

Реєстрація ПРРО

Зареєструвати ПРРО (касу) / касира (електронну печатку) можна, використовуючи програмне забезпечення електронного кабінету, або будь-яке інше програмне забезпечення, наявне у суб’єкта господарювання.

Реєстрація прро здійснюється шляхом подачі заяви про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій (форма J / F 1316602)
Реєстрація касира здійснюється шляхом повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (форма J / F 1391801).

Реєстрація ПРРО через Електронний кабінет

1. За допомогою особистого ключа або інших способів електронної ідентифікації здійснюємо вхід в приватній частині Електронного кабінету.

2. Для реєстрації ПРРО знаходимо і створюємо електронний документ за формою № 1-ПРРО «Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій» (J / F1316602).

3. При заповненні заяви за формою № 1-ПРРО необхідно вказати дані:
а) в розділі 1 «Дія» вибираємо осередок «Реєстрація»;

б) в розділі 2 «Дані по суб’єкту господарювання» зазначається: найменування / прізвище, ім’я, по батькові; податковий номер / серія (при наявності) та номер паспорта; ІПН (для платників ПДВ).

в) в розділі 3 «Дані по господарській одиниці» зазначається:

  • ідентифікатор об’єкта оподаткування та КОАТУУ (згідно з присвоєним суб’єктом господарювання при наданні Повідомлення про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які проводиться діяльність за формою № 20-ОПП). Для фізичних осіб-підприємців – платників єдиного податку у яких відсутні господарські одиниці у поле ідентифікатор об’єкта оподаткування проставляється значення «00000000» та в полі КОАТУУ – значення населеного пункту місця реєстрації;
  • назва господарської одиниці – для відображення у розрахунковому документі;
  • адреса розміщення господарської одиниці (програмно-технічного комплексу самообслуговування) – для відображення у розрахунковому документі;
  • назва платіжної системи (для платіжної організації платіжної системи (учасника платіжної системи)) – для відображення у розрахунковому документі за умови якщо суб’єкт господарювання є учасником такої платіжної системи.

г) в розділі 4 “Дані по ПРРО” зазначається:

  • Тип ПРРО;
  • Назва ПРРО (як приклад «Касса», «Термінал», «ПТКС», «Сайт»);
  • Номер ПРРО – вказується номер ПРРО, який в межах кожної окремої господарської одиниці має буті унікальнім;
  • фіскальним номер ПРРО при виконанні дїї “Реєстрація” не вказується.

д) в розділі 5 «В разі відсутності зв’язку між прро і фіскальним сервером контролюючого органу здійснення розрахункових операцій до моменту належного встановлення зв’язку:” ставиться відмітка:

  • не здійснюється (ПРРО не працює в режимі офлайн) – при застосуванні ПРРО виключно в режимі онлайн та у такому разі ПРРО не зможе працювати за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
  • здійснюється (ПРРО може працювати в режимі офлайн) – надає можливість застосовувати ПРРО за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу;
  • здійснюється (застосовується резервний РРО згідно з п.13 розділу V Порядку) – у такому випадку за відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером контролюючого органу застосовується резервний РРО.

е) в розділі 6 «Прошу до стандартної кількості (2 тис. фіскальних номерів) додатково видати фіскальні номери у кількості:» проставляється значення (тільки для ПРРО, які мають позначку «здійснюється (ПРРО може працювати в режимі офлайн)»)

э)в розділі 7 «Підписант» зазначається посада та дані підписанта.

4. Виконуємо перевірку та у разі відсутності помилок, зберігаємо, підписуємо та направляємо Заяву на обробку.
5. Через короткий проміжок часу перевіряємо отримання квитанції про обробку Заяви, та у разі успішної обробки у квитанції отримуємо: «Документ прийнято» «Інформація – ПРРО “Назва каси” з локальним номером “Номер каси” призначено фіскальний номер “Фіскальний номер ПРРО”».

6. Наступним кроком є подання Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (для повідомлень щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО) форма № J/F1391801.
За умови попереднього подання та успішної обробки повідомлення про касирів за формою J/F1391801 можна здійснити завантаження програмного забезпечення ПРРО.

7. Вхід в ПРРО (додавання сертифікатів) здійснюється за допомогою ключа касира/старшого касира щодо якого суб’єкт господарювання подав Повідомлення за формою J/F1391801.

Заповнення графи 3 «Ідентифікатор ключа суб’єкта»

1. Обираємо носїй інформації та переходимо за місцем розташування файлів типу «Сертифікат безпеки» із розширенням *.cer.

2. Виділяємо обраний файл сертифіката.

3. Правою клавішею «мишки» переходимо до вибору команди «Відкрити» та підтверджуємо дію.

4. У відкритому файлі сертифіката переходимо у вкладку «Докладно» та знаходимо поле з назвою «Використання ключа» значення якого відповідає «Цифровий підпис, Неспростовність». Якщо значення поля не відповідає зазначеним даним необхідно обрати інший сертифікат.

5.У разі відповідності у відкритому файлі сертифіката значення поля «Використання ключа», знаходимо та виділяємо рядок з назвою «Ідентифікатор ключа суб’єкта»

6. При виборі поля «Ідентифікатор ключа суб’єкта» у нижчому віконці відображається набір букв та цифр, який і потрібно вказати у даних графи 3 «Ідентифікатор ключа суб’єкта» при заповненні Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (для повідомлень щодо сертифікатів відкритих ключів, які застосовуються в ПРРО) за формою J/F1391801. У разі відображення ключа у вигляді парних наборів символів (як приклад: 88 b9 20 a1 91 b2 40 2e 86 f5 f9 cd 21 9a 7d 77 b8 34 44 8f 78 73 5b 0d 97 34 b7 26 6b 80 f1 56) необхідно при заповненні графи 3 «Ідентифікатор ключа суб’єкта» прибрати пробіли.

Загальні характеристики для роботи з ПРРО

Реєстрація документів (чеків, Z-звітів, повідомлень і т.д.) на фіскальному сервері може здійснюватися в два способи:
• в режимі оперативного («онлайн») направлення документів на Фіскальний Сервер;
• в режимі відкладеного («оффлайн») направлення документів на Фіскальний сервер (при збоях в роботі режиму “онлайн”).

Документи в системі засвідчуються кваліфікованим електронним підписом (КЕП) фізичної особи або електронною печаткою підприємства, на яке зареєстровано ПРРО. Час запевнення документа фіксується накладенням на КЕП позначки часу.
На документи фіскальним сервером накладаються електронні позначки часу від будь-якого постачальника електронних довірчих послуг.

  • Факт передачі реєстраційної заяви, повідомлень про виявлення несправності прро, відкриття зміни, підтверджується отриманням відповідних квитанцій від фіскального сервера.
  • Передача розрахункового документа та фіскального звітного чека підтверджується отриманням фіскального номера, який присвоюється цим документами фіскальним сервером.

Встановлено, що ПРРО може працювати в режимі офлайн на період відсутності зв’язку між програмним РРО та фіскальним сервером контролюючого органу проведення розрахункових операцій. З’єднання може тривати протягом 36 годин за сесію і не перевищувати 168 годин за місяць.
Кількість документів в межах однієї оффлайн сесії не може перевищувати надану кількість номерів (за замовчуванням 2000, за окремим запитом суб’єкта кількість може бути збільшена).
Після відновлення онлайн роботи все збережені дані передаються на Фіскальний сервер, таймер “36 годин” – обнуляється, а таймер “168 годин” – зупиняється на останньому показнику.

Щоб уникнути підрахунку фіскальним сервером часу в офлайн режимі, коли пристрій, на якому встановлено програмне РРО вимкнений, або не запущено додаток програмного РРО – користувачеві слід закривати зміну перед тим, як закривати додаток або вимикати пристрій.

Якщо була досягнута межа в 36 годин за сесію або 168 годин за місяць, пристрій переходить в режим “заблоковано”.

  • У режимі «заблоковано» неможливо здійснення розрахункових операцій. Перед переходом в режим «заблоковано» користувач ПРРО отримує повідомлення про блокування і про доцільність виконати закриття зміни (негайно або після повернення в «онлайн»).
  • Перехід в режим «офлайн» з режиму «заблоковано» – відбувається опівночі першого числа календарного місяця, при цьому таймер «168 годин» обнуляється і продовжує вважати час з нуля, а таймер «36 годин» продовжує вважати час без обнулення.